Al sumarte al Programa, la entidad colaboradora contrae una serie de obligaciones que se resumen en los siguientes ámbitos.
Suministrar los bienes, prestar los servicios y/o ejecutar materialmente las actuaciones incentivables según establecen las condiciones del programa.
En el caso de entidades colaboradoras habilitadas para la elaboración de certificado previo y posterior, emitir los certificados en la forma y plazos establecidos en las condiciones del programa y expedir la correspondiente factura a la persona o entidad beneficiaria o a la entidad colaboradora que lo represente, en su caso. Además, deberán entregar una copia de los certificados a la persona o entidad beneficiaria.
En virtud de la representación de las personas y entidades beneficiarias otorgadas, la entidad colaboradora deberá:
Actuar en representación de la persona o entidad beneficiaria en la solicitud, tramitación, subsanación (en su caso), así como en la justificación de los incentivos y aquellos otros trámites que se requieran para la adecuada tramitación del mismo.
Facilitar a la persona o entidad beneficiaria una copia de la solicitud de incentivo y del certificado previo y posterior elaborado por la entidad colaboradora que esté habilitada para ello. La entidad que elabore el certificado previo y posterior podrá ser la que representa al beneficiario, en caso de que cuente con la habilitación requerida, u otra entidad colaboradora distinta.
Cuando la entidad colaboradora que represente a la persona o entidad beneficiaria no preste o ejecute íntegramente la actuación incentivable, deberá identificar ante la Agencia Andaluza de la Energía, paralelamente a la presentación de la solicitud de incentivo, a aquella entidad/es colaboradora/s que vayan a prestar o ejecutar parte de la actuación incentivable. Asimismo, deberán mantener actualizada dicha información en los expedientes de incentivo en los que intervengan.
La entidad colaboradora que represente a la persona o entidad beneficiaria deberá expedir factura a esta por la realización de la totalidad de la actuación incentivable o, en su caso, el documento equivalente de la misma, según lo dispuesto en el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación. En la referida factura debe detallarse, en particular, el coste de los certificados previo y posterior a la ejecución.
Informar a sus representados sobre el estado de su solicitud y de cualquier incidencia en la tramitación que pudiera afectar a sus intereses, así como de la resolución que se dicte en relación con su solicitud.
Comprobar que la información y documentación remitida a la Agencia Andaluza de la Energía cumpla con los requisitos exigidos en las bases reguladoras y en la normativa de aplicación.
Actuar como cesionaria de derecho de cobro de los incentivos en las que representen a las personas o entidades beneficiarias. En estos casos se realizará una reducción en el importe total de la factura por una cantidad equivalente al importe del incentivo:
Actuaciones incentivables cuya inversión sea inferior a 18.000 euros (IVA excluido)
Actuaciones incentivables cuya inversión sean de importe igual o superior a 18.000 euros (IVA excluido)
El pago de la parte del incentivo que no es objeto de cesión se realizará directamente a la persona o entidad beneficiaria del mismo por parte de la Agencia Andaluza de la Energía.La entidad colaboradora no podrá exigir a la persona o entidad beneficiaria el abono del importe correspondiente al incentivo cuyo cobro ha sido cedido a la misma.
Adecuar todas las acciones o medidas de difusión o publicidad que se lleven a cabo en relación con las actuaciones incentivables, según lo indicado en las bases reguladoras y la Guía de Publicidad.
Mantener actualizada la información relativa a la propia entidad colaboradora, así como los datos que figuren en la dirección electrónica habilitada en el Sistema de Notificación Notific@. Comunicar a la Agencia Andaluza de la Energía cualquier variación en los datos.
Cumplir con las obligaciones de transparencia y suministro de información, y facilitar información a requerimiento de la Agencia Andaluza de la Energía, en el marco de los planes de seguimiento técnico y evaluación.
Conservar los documentos acreditativos de las declaraciones y condiciones de solvencia y eficacia contenidas en la solicitud tanto de colaboración como de incentivo.
Conservar las facturas y demás soportes justificativos de los gastos imputados, incluidos los documentos electrónicos, así como los correspondientes justificantes de pago y cobro. Deben estar a disposición de los órganos administrativos, de gestión y de control, en el caso de que sean requeridos y que permitan garantizar una pista de auditoría adecuada.
En las actuaciones acogidas a la categoría C, las entidades colaboradoras facilitarán a la Agencia Andaluza de la Energía, cuando sean requeridas para ello, copia de las facturas relativas a la inversión en la mejora energética realizada y de las cuotas derivadas de dicha inversión.
Someterse a actuaciones de comprobación efectuadas por el órgano concedente, así como a otras actuaciones de comprobación y/o control financiero que puedan realizar los órganos de control competentes, tanto nacionales como comunitarios, aportando cuanta información le sea requerida en el ejercicio de las actuaciones anteriores.
Proceder al reintegro de los fondos percibidos en los supuestos contemplados en las bases reguladoras.
Responder y asumir la responsabilidad por los daños y perjuicios que la entidad colaboradora o su personal pueda causar a las personas o entidades beneficiarias de las actuaciones, y en general, a terceras personas, por la ejecución de las actuaciones incentivadas, sin que, en ningún caso, la inscripción en el Registro de entidades colaboradoras de la Agencia Andaluza de la Energía conlleve responsabilidad de esta entidad.